Mit dem deutschen Reisepass kann man in 158 Länder der Welt ohne Visum einreisen. Möchte man jedoch für einen Schüleraustausch nach Indien einreisen, so braucht jeder Schüler dieses Dokument, das ihm von den indischen Konsulaten in Deutschland ausgestellt wird.
Wer nun kurz mal bei einem Konsulat vorbeischaut um sich so ein Visum abzuholen, der wird dort eines Besseren belehrt. Man braucht bestimmte Formulare, Passbilder im richtigen Format und vor allem viel Zeit um den begehrten offiziellen Aufkleber im Reisepass zu erhalten.
Für alle Schüleraustausch-Leidensgenossen. Hier eine kleine Anleitung: Wie komme ich (z. B. als Bayerischer Lehrer) für meine Austausch-Schüler zum
Indien-Visum?
Das wichtigste ist ein gültiger Reisepass. Da die meisten Schüler nicht über einen solchen Verfügen, sollte man gleich mit der Anmeldung zum Austausch darauf drängen, dass der Pass schnellstmöglich beantragt und ausgestellt wird.
Gleichzeitig – man ist wegen des Reisepasses sowieso beim Photograph – sollten sich die Schüler zwei zusätzliche Passbilder machen lassen, die jedoch in Größe und Bildausschnitt von den deutschen Reisepassbildern abweichen. Vereinfacht gesagt benötigt man Bilder im 5 cm x 5 cm Format, die neben dem typischen nicht lächelnden Passbildgesicht auch einen Teil der Schulterpartie zeigen.
Die indische Schule wird nun kontaktiert. Von ihnen benötigt man eine offizielle Einladung nach Indien. Neben der Namensnennung aller Teilnehmer, den genauen Ankunfts- und Abflugtagen ist auch ein Passus einzufügen, dass die indischen Schüler für ihr Deutschlandvisum keine Gebühren bezahlt haben (bzw. bezahlen werden). Nur somit wird auch das indische Visum (fast) kostenlos sein.
Nun gilt es das Online-Formular, den eigentlichen Visums-Antrag auszufüllen. Am besten übergibt man den Schülern ein vorher aufgefülltes Musterformular, in dem die Einträge, die bei allen gleich auszufüllen sind gesondert hervorgehoben sind. (z. B. folgendes pdf anpassen und verteilen )
Bekannte Fehlerquellen beim Ausfüllen des Antrags:
- Oft scheitern die Schüler schon an der Eingabe der Reisepass- bzw. Personalausweisnummer. Dies liegt daran, dass der Buchstabe O oft mit der Ziffer 0 verwechselt wird. Allerdings beinhalten deutsche Reisepassnummern keine Vokale, so dass sich dieses Problem leicht lösen lässt.
- Die für einen Schüleraustausch benötigte Visum-Art ist das sogenannte „Student“-Visum*. Eine falsche Wahl kann zur Ablehnung des Antrags führen.
- Beim Namen eines Elternteils wurde nur der Vorname angegeben.
- Der Reisepass beinhaltet mehrere Einreisestempel. Diese Länder wurden jedoch im online Antrag nicht aufgelistet.
Ein Reisepass voller Einreisestempel - Die angegebene Referenzadresse in Indien steht in keinem erkennbaren Bezug mit dem Schüleraustausch. Es empfiehlt sich hier die Adresse der Schule und den Namen der Direktorin anzugeben.
- Schüler füllen den Antrag nicht vollständig aus, oder kreuzen aus Übereifer Angaben über ihre militärische Laufbahn an, obwohl sie niemals in die Nähe eines Bundeswehrstandortes gekommen sind.
- Schüler vergessen, dass sie zweimal unterschreiben müssen (einmal unter dem Photo, einmal am Ende des Antrags)
Dieses Formular ist nun auszudrucken und vom Lehrer zu überprüfen. Und ja, sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, so muss der gesamte Antrag erneut ausgefüllt und ausgedruckt werden.
Eines der beiden Passbilder wird nun aufgeklebt, das andere an den Antrag getackert. Es hat sich bewährt, die Anträge hochkant einmal zu falten und in den jeweiligen Reisepass zu legen.
Diese Pässe werden nun zusammen mit dem Einladungsschreiben z. B. (je nach Bundesland) an die International Visa Services Europe GmbH übermittelt (Persönlich oder per Post).
Bei einem postalischen Versand an die oben genannte Stelle muss auch ein Nachweis über bezahlte Bearbeitungsgebühren und eine sogenannte „Visa Order Form for Postal application“ mitgeschickt werden. Bei anderen Annahmestellen (früher ging es in München auch direkt beim Konsulat) können andere Gebühren fällig werden.
Liefert man die Pässe persönlich ab, so kann man eventuelle Gebühren auch vor Ort (Bargeld!) bezahlen. Jedoch werden die Pässe ausschließlich per Post (DHL) wieder zurückgeschickt. Es empfiehlt sich bei IVS anzurufen und nachzufragen, wie viele und welche Art von vorfrankierten Kuverts man mitschicken/mitbringen soll. Über die Jahre hinweg haben wird unterschiedliche Aussagen erhalten. Aber ein Anruf kann schnell Klärung bringen.
Habe ich etwas vergessen? Stimmen bestimmte Aussagen nicht? Gibt es weitere Erfahrungsberichte, die beim Beantragen hilfreich sein können? Einfach einen kurzen Kommentar hinterlassen. Jeder Erfahrungsbericht hilft Fehler zu vermeiden.
*Bis zum Sommer 2018 musste man noch ein “Entry-Visum” beantragen. Dies wurde jedoch ohne Angabe von Gründen geändert. Der Artikel wurde daraufhin angepasst. Auch wurde ergänzt, dass die Regularien bundeslandabhängig sind.
Man braucht inzwischen das STUDENT VISA und nicht mehr das ENTRY VISA (Änderung!!!)
Vielen Dank für den Hinweis! Ich werde es im Artikel sofort ändern.
Auf Anfrage bei der entsprechenden Visa-Stelle konnte mir keine Begründung für die Änderung gegeben werden. Auch wurde die Umstellung weder auf der Homepage des Visa-Service noch auf der Homepage des Konsulats erwähnt.
Kann mir jemand sagen wie lange das dauert?
Und wie kann man garantieren dass die indischen Schüler keine visagebühren bezahlen müssen?
Wie sieht es mit Gebühren für die begleitlehrer aus?
Werden diese zusammen mit den Schülern beantragt oder extra ?
Zur Zeit dauert der Bearbeitungsprozess mindestens 3 Wochen, da aufgrund der Visa-Type Umstellung von Entry- zu Student-Visum viele “falschen” Anträge zurückgeschickt werden müssen.
Schüler und Lehrer geben den Antrag gleichermaßen ab und werden auch nicht unterschiedlich behandelt. Wichtig ist nur, dass auf dem Einladungsschreiben der indischen Schule die Namen aller Austauschteilnehmer richtig aufgeführt sind. Zusätzlich hilft es, wenn in diesem Einladungsschreiben erwähnt wird, dass auch die indischen Schüler für das deutsche Visum keine Gebühren bezahlen mussten/müssen. Ein entsprechender Passus kann aber auch in das Begleitschreiben der deutschen Schule geschrieben werden. Ansonsten wissen die Mitarbeiter des Konsulats eigentlich Bescheid.
Keine Visagebühren bedeutet zur Zeit, dass “nur” ca. 7,40 € Bearbeitungsgebühr pro Visum bezahlt werden muss. Da man die Pässe in München zur Zeit auch nicht mehr abholen kann, muss man auch die Paketgebühren (ca. 23 € pro zwei Pässe) im Voraus bezahlen und den Zahlungsbeleg an das entsprechende Büro schicken.
Es empfiehlt sich im Vorfeld eine E-Mail an das Büro zu schicken und um die Angabe einer genauen Summe für die entsprechende Teilnehmerzahl zu bitten.
Vielleicht schreiben Sie ja einen kurzen Erfahrungsbericht hier in den Kommentar, wenn alles glatt gegangen ist.
Super herzlichen dank
Das hat mir schon sehr geholfen.
Noch eine letzte Frage.
Was muss in dem Schreiben der deutschen Schule drin stehen?
Ich werde gerne nach dem Austausch einen Bericht verfassen .
Liebe Grüsse
Marion
Oh sorry ich habe noch eine Frage !
Ich habe 2 Schüler die leben in einem Wohnheim. Das eine Mädchen ist Vollwaise. Also keine Angaben über den Vater, die ich ja eintragen muss.
Wie kann ich das machen ?
Liebe Grüße und vielen Dank fürs Beantworten !
Marion
Von deutscher Seite benötigt die Visumstelle einen “supporting letter”. Wir schreiben immer rein, dass
– die Schule einen Indienaustausch durchführt (Namen beider Schule)
– den Zeitpunkt der Austauschmaßnahme
– die Namen der begleitenden Schüler und Lehrer
– eine Bitte, die Visa für den Deutsch-Indischen Austausch auszustellen.
Das ganze wird natürlich auf Schulbriefpapier verfasst und von der Schulleitung unterschrieben.
Für die beiden genannten Mädchen habe ich (noch) keine passende Antwort, da ich diesen Fall bei einem Indienaustausch noch nicht hatte.
Meiner Meinung nach könnte man zum einen trotzdem die Namen der Eltern angeben, auch wenn sie bereits verstorben sind. Eigentlich wird es erst schwierig, wenn man den Beruf eines Elternteils angeben muss. Daher würde ich in diesem speziellen Fall tatsächlich eine E-Mail an das zuständige Visum-Office schreiben, das entsprechende Konsulat in CC setzen und explizit fragen, was man eintragen muss. (Je nach Bundesland muss man sich evtl. auch immer gleich an das Konsulat wenden)
Vielleicht liest hier noch jemand mit und weiß eine Antwort.
P.S. Ich freue mich schon auf den Erfahrungsbericht – Gerne auch als Gastartikel
Ich habe jetzt bereits 2 mal dahin geschrieben,um nach den Gebühren zu fragen. Keine Antwort. Und die Zeit drängt. Wir fliegen am 13.11.
Soll ich die Anträge und Pässe Ei Fach dahin schicken . Habe jetzt für die Schüler Student Visa Anträge ausgefüllt und für die Lehrer entry Visa
So langsam werde ich ein wenig unruhig .
Ich würde die Anträge unbedingt rausschicken und mit den Angaben auf der Homepage selbständig ausrechnen, wie viel Gebühren anfallen. Diese Summe dann an das angegebene Konto überweisen und den Überweisungsbeleg das entsprechende Büro senden.
Je nach Bundesland müssen die Pässe ja nicht an ein Visa-Büro, sondern zum Consulat. Da würde ich zwecks evtl. Gebühren einfach nachtelefonieren.
Ich wünsche Euch viel Glück beim Antrag!